合理高效的库存管理应建立在良好流程的基础上，库存信息化管理的首要任务应是优化现有流程，通过优化流程，将传统的面向“职能”管理改为面向“流程”管理，对不同部门相同“流程”的业务只按照流程管理的思路进行描述，变复杂流程为简化流程。下面以用友U8供应链管理系统为例对企业存货管理流程优化进行阐述。

一、手工管理模式下流程分析

（一）信息共享问题：企业内部信息流不畅通，信息共享程度低，重复工作多，信息流转不及时，不准确，经常出现人为错误而不能及时发现，影响整个生产进度。

（二）数据匹配性不好，作为付款依据的信息少，如当前欠款情况、交期及时性、质量情况、已核销订单等均缺乏信息渠道，审批有一定的盲目性。

（三）无法及时掌握全部产品采购的近期缺料信息（包括缺什么？何时需要？），缺乏对未来供货市场供货趋势与走向的预测，造成临时采购现象较多，同时由于不少材料采购供应周期长，供应部门经常处于措手不及的境地，忙于赶任务，缺乏良好的计划性。

（四）无法实现采购价格的动态管理和合同执行的有效控制。对于供应商的价格管理基本根据采购合同实行，不考虑价格历史变动问题。由于供应部门工作人员日常大量时间忙于了解各种信息和催货，对于确实能直接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少，日常工作重点主要在应对生产上。

（五）业务人员难以及时了解库存信息。各部门无法了解库存量的最新信息，只能通过进、出、销报表了解库存信息，信息不及时且准确性不高。

二、业务流程优化设计

业务流程优化的核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、重复工作、协调工作量，从而提高增值活动效率。

具体描述如下：

（一）实现从传统面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核与决策点定位于业务流程执行的地方，缩短信息沟通的渠道和时间，从而提高对顾客和市场的反应速度。

（二）强调业务流程中每一个环节上的活动尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如去掉不必要的审核等。并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标，设计和优化流程中的各项活动。

（三）业务流程之间尽量实现单点接触，这不仅有利于流程通畅、责任明确，而且有利于提高内、外部顾客的满意度。

（四）在手工管理方式下，由于受到人的管理能力局限性约束，一般必须采用授权分工管理，授权分工管理必然会在一定程度上导致决策分散化，影响决策的有效性。因此，在建立新型“扁平化”组织运行模式时，重视现代计算机信息技术的应用，以便协调业务分散与管理集中之间的矛盾。

基于以上思想和原则，业务流程重组的总体思路应为：

1.实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变；

2.从“流程”出发调整岗位职责、部门职责及绩效考核指标；

3.明晰企业控制的三个层次：事先计划、事中监控和事后分析。

三、企业库存管理信息化具体实施方案

利用用友U8供应链管理系统进行重新流程设计，实现流程全程计算机规范化管理，通过计算机控制物流工作，规范库房管理的业务流程，彻底甩掉传统的手工记账流程。同时应配合新业务流程完善各项规章制度，形成各环节工作人员相互监督制约机制，加强系统制约功能。

业务系统和财务系统建设通过销售管理、生产管理、合同管理、采购管理、库存管理、应收应付款管理、存货核算七大功能模块，从而形成涵盖企业全部业务流程的四个控制系统。

（一）采购计划控制系统

计算机系统根据企业年度生产作业计划，按各型号产品的外购材料消耗(配套)定额水平，结合库存情况生成年度采购计划。计划员根据采购计划与供应商签订合同， 通过软件管理系统中的“合同管理”模块生成电子合同。进行逐级审批，审批合格后，合同生效。超计划合同，计算机系统自动锁定无法输入审核。通过上述控制提高采购计划的准确性和及时性，使物资管理部门对月需求量做到心中有数，由事后统计转为事前控制。

（二）采购付款控制系统

采购人员依据采购合同，提交付款申请。采购会计在网上开具机制付款单。付款单上标明供应商名称、合同编号、付款金额等。系统自动按照合同进行审核，审核合格后，系统自动在合同中减去所付金额，付款金额必须小于等于合同所剩金额，超合同金额与无合同不能开具机制付款单。

（三）入库核销资金控制系统

采购人员依据采购合同，在网上开具机制入库单。入库单上标明供应商名称、合同编号、品名规格、计量单位、入库数量等。保管员按照实际交库量进行审核，审核合格后，系统自动在合同中减去所开具的物资数量，入库单数量必须小于等于合同所剩数量，超合同数量与无合同不能开具机制入库单。

（四）查询控制系统

供应部门物资管理工作业务，全部通过计算机系统完成，计算机完成的每一项操作在系统中都留有记载，从面实现通过系统对计划、合同、入库、出库、资金占用、挂账、付款信息的查询，为实时了解各环节工作状态起到了关键作用，并形成了监督制约保证体系，促进了规范化管理。

四、库存管理信息化后实现的功能

（一）依托网络，利用库存电算化管理软件建立共享平台。增加信息共享度，为销售、生产部门提供有效的信息。

（二）通过重新设置采购流程，以采购合同派生库存管理相关数据，保证数据的唯一性、准确性。

（三）通过重新设置采购付款流程，采购付款与采购合同实行挂接，可通过查询每笔合同的付款和到货进度，提供充足付款依据，防止出现盲目付款现象。

（四）可实现随时平衡采购计划；系统自动生成各零部件的配套单，可动态掌握存货的数量及状态，为平衡生产，杜绝缺件、超储等情况的发生提供了有力的支撑平台。

（五）利用系统具备的多属性报警功能，如库存超储和再订货提示，油封期提示与批次管理，可充分掌握库存资产的质量状态，使企业资产得到更有效的管理。

（六）系统投入使工作效率显著提高。