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你不知道高效的职场思维
来源: 界面   作者:张良计  日期:2017-9-27  类别:职场  主题:规划  编辑:Jasmine
正所谓以思践行,只有在思维上先达到高效,行动上才能高效,你的价值才会上涨。在职场中,高效运用时间的重要性不言而喻,而越是高价值的人群,越懂得寻求创新的方式来提高单位时间的效用。

1. 用金字塔原理来梳理复杂问题

过去我在关于逻辑思维的文章里一直推荐《金字塔原理》这本书。这本书最大的价值是提供了一套分析问题的逻辑框架,让我们在面对任何复杂的问题时都能有条不紊,层层递进地推演出解决思路,从而大大提高思考效率。

我自己将这个方法实践了多年,并结合实际运用简化了书中的一些思路。遇到任何问题时,按照下面的思考模型去分析,会事半功倍:

a)背景

所有和事件相关的人物,时间,以及事件的前因后果;

b)冲突

影响事件顺利向前推进的矛盾冲突,可以是人物和人物的冲突,可以是人物和事件的冲突,也可以是事件和事件的冲突;

c)问题

由冲突引发出来的具体问题,阻碍我们达到目标的障碍;

d)方法

针对不同的问题,提出1-2条最有效的解决方法。所有方法集合起来形成一套解决方案。

这个模型很简单,画出来大概是下面这个样子:

运用起来也很简单,实际上就是填空游戏。我们将已知的内容信息,按照上图的四个类别,分别填充进去,从而形成一个整体的 “分析-解决” 图谱。

举个例子,倘若现在老板让你准备接待一个国外飞过来的重要客户,按照这个思考模型将所有的信息整合起来,可以如下:

a)背景:此次走访的前因后果

下周三下午三点,有一位重要客户会从伦敦飞到公司总部进行为期一天的考察。此次走访主要是对公司和员工的整体面貌进行了解,以作为未来对我司业务能力的重要评估依据。

b)冲突:影响此次走访成功进行的事件有哪些

人物和人物的冲突:无

人物和事件的冲突:客户需要一份公司的书面文件介绍,可是公司并没有完整的资料;

事件和事件的冲突:客户此次考察的时间恰好碰上全公司员工团建,届时公司不会有人;

c)问题:由冲突引申出的具体问题和障碍

1.缺乏完整详细的公司介绍书面文件;

2.客户的考察时间和公司团建撞车,需要调和两者的时间;

d)方法:针对不同的问题,提出不同的解决思路

1.针对第一个问题,可以有的解决思路:

将公司网站上的介绍资料整理成PPT或者Word 文档,提前发给客户;

或者召集公司骨干,重新编写一份公司的介绍文件;

2.针对第二个问题,可以有的解决思路:

和HR商量,更改公司的团建时间;

或者缩简团建的项目,争取在客户到访之前让大家能够回到公司;

画图的话,这个逻辑思维可以呈现如下:

按照这个方法去分析问题,就很有条理。从上到下,每一个圆圈都有对应的子圆圈,一个环节有问题马上就能找到对应的解决方法。它初看上去可能有点复杂,但实际上我写出这个思路只花了不到5分钟时间。

只要能坚持去反复运用这套方法,很快它就能成为植根在我们基因里的“思维天赋”,帮我们节约大量不必要的思考时间。

  2. 向玩游戏学习,设置阶段性的自我奖励

大家知道Boy 是个网瘾少年,但我在之前的文章里多次强调过,从游戏中我们能够学到很多方法,提高在现实中的思维效率。

比如今天要和大家分享的,自我奖励。

玩过游戏的人都知道,许多游戏里都会阶段性地出现一些奖励物品。拿《王者荣耀》举例,每隔一段时间玩家就会收到一张“新英雄体验卡”,它的目的是提供持续的新鲜感,从而激发玩家不断玩下去。

这给到的启示是,在工作中也可以设置阶段性的奖励,来对抗因长久工作而产生的身体疲惫和精力涣散。

尤其对于一些时间周期长,耗精力并且内容一成不变的工作,这个方法尤其有效。

比如我曾经就花了一个月的时间,写一份品牌咨询报告。一个多月里,我天天对着同样的PPT反复修改,早就倦怠和厌烦。后来我的老板就教给我一个方法,和游戏里的阶段性激励机制非常像。那么具体是怎么做的呢?很简单:

首先,她教我将撰写咨询报告的过程做阶段性划分,如下:

  然后,针对每一个阶段,量化并预估出工作量。

  最后,给每一个阶段设置阶梯形的奖励,直到完成工作。

这么做,就让一份枯燥的工作马上变得有意思起来。我就像闯关打怪一样一个阶段一个阶段地去完成这些小目标。

根据有关研究表明,一个人一天中精力最旺盛,工作产出最高效的时间只有2个小时左右,其他时间段我们很容易被外界的环境所影响,注意力不集中。这个时候自我奖励的作用就凸现出来,将大的工作目标拆解成不同的小阶段,然后设置阶梯型的自我奖励,能不断让我们形成“付出-回报-继续付出”的正向循环,从而持续地保持工作效率。

奖励的设置因人而异,但都是简单易得的东西。比如我喜欢吃甜食,我就经常会买一包小熊糖放在桌上,每完成一个阶段性目标就吃几颗奖励自己。

3. 用“关键字”来管理你的知识体系

在日常工作中,我们经常会搜集到许多资料。比如行业案例,项目文件,调研报告,热点新闻等。如果将这些碎片化的信息按照正确的逻辑整理出来,会是非常有用的“知识库”。

我自己的习惯是按照类别+时间的方式来进行知识管理。

首先,对手上所有的资料信息进行类别归类。注意,分类的时候只能赋予信息资料一个“主属性”,舍弃所有不重要的“副属性”,这样方便日后管理和查阅。

比如一篇文章,里面既有案例分析,也有数据报告,还有热点新闻,但是对你工作最有用的是案例分析的部分,那么这篇文章就要按照“案例分析”的类别去归类,舍弃“数据报告”和“热点新闻”的属性标签;但如果数据报告你觉得同样重要,那么可以在“数据报告”的类目里再把这篇文章放进去一次。其它的依次类推。

做资料归类的时候,面面俱到是不可能的。这时一定要以“管理效率”为先,能够方便日后的查阅和摘取。

在做好类别分类之后,接下来继续做时间分类,即在不同子类目的名字后面增加时间后缀,从而给资料文件加上时间的属性。

以我自己的知识库为例,我的分类方法可以用下图来表示:

当完成这样的知识整理之后,你会发现日后查阅的时候非常方便。我们只需要在资料库搜索中打入:

类别名称+时间

即可迅速找到相应的资料。而当我们不确定想找的资料的时候,只用打入类别或者时间中的一项,即可继续搜索。

这就像图书管理员一样,对知识进行了标签化的关键字管理。当我们遇到新问题的时候,只用和这些关键字做匹配联想,就能快速找到相关联的知识点,从而节约大量时间。

以上三点就是Boy 关于日常工作中“高效思维”的分享。总结一下就是:

1. 面对复杂问题的分析效率;

2. 面对长期工作的执行效率;

3. 面对知识体系的管理效率;


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